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他山之石
构建全方位宣传沟通体系 树立后勤良好公共形象
2010-10-08 04:56:37 来源: 作者:【 】 浏览:1264

     随着高校后勤社会化改革不断深化,高校后勤的管理体制和运行机制发生了巨大变化,后勤的业务内容和工作职责较之过去明显拓展和细化,后勤安全运行、和谐稳定依然是政府和高校领导关注的焦点;与此同时,受社会主义市场经济大环境的影响,服务对象对高校后勤服务的要求和希望日渐提高,师生的个性化需求以及维权意识增加。这些新情况、新问题给如何进一步做好高校后勤宣传信息工作提出了新的挑战。
    解放思想、转变观念,从树立良好公共形象的角度认识和指导高校后勤宣传信息工作
    企业的公共形象,又称为企业的组织形象或公众形象,它是指组织在社会公众心目中相对稳定的地位和整体印象,具体表现为社会公众的看法、评价、要求及标准。组织的公共形象具有整体性、系统性、多层次性、群体性、长期性等特点。
    高校后勤社会化改革经过数十年的探索与实践,校园市场逐步成长、日渐成熟,高校后勤实体基本实现了企业化运行或模拟企业化运行,服务环境的改变以及后勤实体自身管理体制和运行机制的改变,就要求高校后勤必须要学会适应市场机制,参照和借鉴社会企业的先进管理理念和服务规范。
    面对新情况、新形势,高校后勤宣传信息工作必须解放思想、转变观念,引进社会企业处理公共关系的有关经验和做法,从树立后勤良好公共形象的角度来认识和开展宣传信息工作。要通过采取多种宣传手段,拓展多层次宣传渠道,完善和创新宣传工作体系,变单向说教为双向沟通、多向交流、立体传播,宣传信息工作既要从全局出发考虑和处理问题,又要顾及每一方面和个案问题;既要考虑和处理好当前的问题,也要使得宣传效果能影响更多的人,能持续更长时间。
    构建多层次、全方位宣传沟通体系,围绕“树立良好公共形象”开展宣传信息工作
    人大后勤集团成立9年以来,宣传信息工作不断解放思想、转变观念,围绕“树立良好公共形象”的工作目标,整合宣传渠道与宣传力量,充分挖掘和发挥新的宣传模式与途径,在宣传说明、信息收集、沟通反馈等六大方面进行了探索与创新,取得了显著的成效。
    (一)精炼传统刊物,促进平面宣传质量上新台阶
    目前,后勤集团主要的平面宣传媒介主要有《后勤集团工作通讯》、《人大后勤集团简讯》和校内宣传橱窗三种。其中,《工作通讯》每周一期,主要为集团各部门上一周的工作动态汇总,由各单位在周一上报总经理办公室,总办汇总编辑后在集团内部传阅,一是便于领导全面了解集团工作,二是促进各部门之间互相学习、借鉴,截止目前已编印220期。《集团简讯》和校内宣传橱窗以要事、大事为重点进行专题宣传,每月定期或根据专项工作情况编印和更新。其中《集团简讯》将呈报学校领导和相关部门,并寄送其他兄弟高校后勤部门交流,截止目前已编印77期;宣传橱窗位于学校中部成仿吾校长塑像广场,主要以图片形式向广大师生介绍和说明后勤工作及服务情况,橱窗共12版,由后勤集团专门使用和管理,至今已编印54期。
    在做好集团层面宣传刊物的同时,各基层业务部门也自行编印了一些内部宣传刊物,介绍自身工作,反映员工心声,如餐饮管理部的《人大餐饮》、公寓管理部的《共同关“住”》及酒店管理部的《迎客松》等,编印水平及管理水平日渐规范和提高。另外,公寓管理部还尝试制作了电子期刊《春华秋实》,提供给师生下载阅读。
    (二)拓展集团官方网站功能,开创网络宣传新阵地
    后勤集团从2002年开始建设官方网站,并依托学校“数字人大”工程不断进行创新和完善。2008年底,集团网站进行了全面改版,重点增加了新闻动态和信息发布,强化了信息发布的数量和时效,并开始全面介绍集团的服务内容,同时也尝试增设了学生邮政服务查询功能,开设了“集团总经理信箱”,由专人负责查看和回复,拓展网站的服务和沟通作用。
    2010年5月,后勤集团网站再次改版升级,新网站按照实现“宣传说明”、“服务保障”和“信息沟通”三大功能进行设计,在原网站基础上完善和强化了服务功能和信息沟通功能,其中“服务大厅”栏目首次打破了集团业务部门的框架,以服务对象的需求为出发点细分为16个具体的板块,更好地服务于广大学生,也吸引了更多学生访问和使用集团网站。
    从2008年底改版到现在,“人大后勤网:http://hqjt.ruc.edu.cn”的访问量已超过10万人次。
    此外,集团所属餐饮管理部、公寓管理部、幼儿园等单位还挂靠集团网站自行建设了部门子网页,更详细地介绍本部门的工作动态和服务内容。
    (三)加大外宣力度,全面展示我校后勤改革与发展新风貌
    在做好内部信息沟通的同时,集团还十分重视对外宣传工作,及时把集团改革、发展的动态及日常重点工作形成稿件向政府主管部门、后勤行业协会及学校宣传部门报送,在高校后勤领域产生了比较广泛的影响。以2009年1月到2010年6月为例,学校主页“人大新闻网”刊登集团稿件120余篇,中国院校后勤信息网刊登集团稿件150余篇,北京学校后勤社会化改革服务网刊登集团稿件7篇。
    (四)主动出击校园BBS论坛,了解学生意见、化解服务矛盾
    高校BBS论坛是广大学生发表言论、发布信息高度汇集的地方,也是学生对学校后勤工作意见最为集中、最为尖锐的场所,一度成为高校后勤宣传信息工作比较薄弱的环节。面对这个新形势,后勤集团迎难而上、主动出击,化被动为主动,把BBS论坛变成了了解学生意见、化解服务矛盾、宣传后勤工作的新阵地。
    2003年5月,后勤集团与天地人大BBS站务委员会协商开设了专门的“后勤意见与建议版”,设立“weininfuwu”帐号,由集团总经理办公室专人负责管理使用,代表集团在BBS上回答学生的咨询、投诉和建议。通过设立专门的后勤版面,正面答复学生的各种意见,最大限度地解决问题,有效化解矛盾和误会,正确引导网络舆论,同时也促进后勤工作自身的改善和提高。另外,在被动答复学生意见的同时,我们也采取各种措施抢占舆论阵地,主动“发声”,比如不定期发布后勤工作动态、公告通知和服务内容等信息,主动回答、指导学生解决不属于后勤领域的难题,这样做既服务了学生,又宣传了后勤工作,创造了良好的舆论环境,在BBS论坛上树立了“责任后勤、服务后勤、育人后勤”的良好形象。
    (五)以学生组织、学生媒体为桥梁,积极拓展宣传沟通新渠道
    除利用BBS、总经理信箱等日常学生沟通工作外,后勤集团还长期保持与学生组织、学生媒体开展形式多样的沟通和交流。
    后勤集团历来高度重视与学生组织的沟通,通过共同组织召开座谈会、聘请学生监督员、邀请组织学生参观后勤单位等活动,听取学生意见,加强沟通,参与后勤民主管理。仅2009年一年,集团及所属各业务部门就与学生组织召开各类座谈会20余次。
    此外,集团认真接待校内《青年人大》、《新闻周报》等学生媒体的采访,主动邀请学生记者对后勤领域的大事、要事进行专题报道,为学生记者深入后勤一线了解工作提供各种协助,并从专业角度帮助学生记者修改完善稿件。通过学生媒体对后勤工作进行报道,化解了同学们的一些误会,增强了后勤工作的说服力,树立了后勤工作开放、透明、民主的舆论形象。
    (六)开通手机报、制作网络视频,充分利用新媒体拓展宣传新途径
    在巩固传统宣传媒介的基础上,集团宣传信息工作不断创新,探索使用了一些新媒体宣传手段。
    2010年4月2日,基于移动短信群发平台的后勤集团手机报正式开通,开始以短信和彩信的方式向特定人群不定期发送各类信息、新闻、通知和消息,既实现了对外宣传的快速、精练和新颖,又加强了集团内部指令传达的及时、准确和无缝衔接,进一步推动了集团管理工作信息化、现代化和无纸化的进程。
    另外,针对当前大学生对网络视频等新媒体比较接受的特点,集团在2009年制作了“大学生校园安全教育”视频,并上传到社会网络空间、人大主页和集团网站等处,供学生下载观看。这个视频完全由集团青年员工自编、自导、自演,选取学生身边发生的真实案例,使学生通过“看电视”而受到安全教育。视频发布后,受到了学校和同学们的一致好评。
    建立宣传信息工作长效机制,实现宣传信息工作可持续发展
    后勤公共形象的树立和保持需要长期不断的努力,这就要求必须建立和完善宣传信息工作的长效机制,努力实现宣传信息工作的可持续,树立和维护后勤在广大师生心目中长久、稳定的良好形象。
    (一)领导高度重视大力支持是实现宣传信息工作可持续发展的前提条件
    后勤集团宣传信息工作从一开始就得到了各级领导的高度重视和大力支持。校长助理兼后勤集团总经理黎玖高对各级干部和员工多次强调“宣传也是生产力”的工作思想,提出“不要说教,而要说明”的宣传方针,亲自指导集团宣传信息工作,百忙之中仍然抽空参加历年集团宣传工作会议,和基层通讯员们一起总结过去、展望未来。党委书记兼副总经理裴晟主抓集团宣传思想工作,把握宣传信息工作的大方向和总原则,并作为集团新闻发言人接待学生代表和学生记者,直接与学生沟通交流。集团其他领导都在各自分管业务领域从人力、物力上为宣传信息工作提供了不同形式、不同程度的支持和帮助。
    (二)稳定高效的宣传队伍是实现宣传信息工作可持续发展的关键环节
    后勤集团依托行政管理系统组建了一支专兼职互相配合的宣传信息工作队伍。集团的宣传信息工作由集团行政部统一负责、协调,并在总经理办公室设专人负责对各种文字材料及新闻稿件进行筛选、修改和发布,不定期组织各单位通讯员开展业务培训;各职能部门和业务部门则指定一名中层干部(一般为党支部书记)负责本单位的宣传信息工作,同时挑选1—2名青年员工作为兼职通讯员,在完成本岗位业务工作的同时,负责本单位的信息报送、新闻采写和影像资料收集。经过近几年的引进和培养,通讯员平均年龄在30岁以下,基本上都是本科生和硕士研究生,宣传信息队伍更加年轻化、知识化,各级管理干部的文字能力和沟通能力明显提高,政策理解水平和执行力等综合素质也相应增强。
    (三)建立健全工作制度是实现宣传信息工作可持续发展的重要保障
    后勤集团从2003年开始逐步建立、健全了宣传信息工作的有关制度,不断完善宣传信息工作的管理体制。集团以正式文件形式制定印发了《后勤集团关于加强宣传工作的意见》、《后勤集团关于发放稿酬的暂行规定》、《关于建立BBS问题解决机制的意见》等制度,从集团层面确立了宣传信息工作的地位与作用、工作运行机制、奖励激励措施等,集团长期以来一直坚持贯彻执行并不断完善宣传工作制度,有效保障了宣传信息工作的正常运行,也很好地调动了员工参与宣传信息工作的积极性和主动性。
    (四)必要的经费支持是实现宣传信息工作可持续发展的基本条件
    后勤集团根据宣传信息工作的实际需要,在行政办公经费比较紧张的情况下,仍然投入一定资金给予宣传信息工作支持,大大促进了宣传信息工作水平的提高。一是建立稿酬支付制度,按选用稿件的字数为标准向基层通讯员支付报酬;二是为开展宣传工作添置和更新必要的硬件设备,近几年相继为各单位都配备了数码相机、录音笔等设备;三是为了提高宣传刊物的质量,集团简讯或部分专刊逐步实行彩版印刷;四是专门投入人力和财力支持集团官方网站改版升级,给予负责日常维护的技术人员专项补贴;五是每年年终集团都要召开宣传工作会议,对宣传工作的先进单位和优秀个人进行表彰;等等。
    在各级领导的高度重视和大力支持下,后勤集团宣传队伍埋头苦干、开拓创新,经过数年的努力,集团宣传信息工作得到了学校、各级行业协会及政府主管部门的高度认可,取得了显著的成绩。集团在2007年和2009年两次被学校评为“中国人民大学宣传思想工作先进集体”,2006年到2009年连续四年被评为“全国高校后勤系统信息与宣传工作先进单位”,集团所属餐饮管理部荣获“2008—2010年度中国高校伙专会通讯宣传工作先进集体”称号;集团多人被评为学校、北京市及全国后勤系统宣传信息工作先进个人。
    后勤集团的宣传信息工作紧紧围绕中心工作和发展战略,通过构建全方位宣传沟通体系,开展多渠道、多角度、多层次的宣传沟通工作,展现了后勤改革成果,宣传了后勤服务工作,颂扬了后勤员工的奉献精神,凝练了后勤集团的组织文化,树立了后勤集团良好的公共形象。

                                                                                                               来源:中国人民大学后勤集团 
 

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