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他山之石
浅析公司招标工作存在的问题及对策
2010-06-18 07:56:29 来源: 作者:【 】 浏览:1132

    招标是公司必不可少的工作之一,范围涉及车辆购置、房屋建造、维修工程、学生寝具、食堂原料等师生衣食住行的方方面面。公司2007年、2008年分别完成了25项、23项招投标工作,涉及金额700余万元、667余万元。公司作为一个学校的处级部门和社会上的独立法人公司的双重身份,如何使公司的招标工作做到制度化、规范化、法制化,确保公司招标工作的公开公正公平,确保学校、公司的利益不受损害,对于招投标过程的科学设计、规范管理至关重要。本文主要针对公司现行招标工作中存在的问题及对策浅谈一些看法。
    一、目前公司招标工作存在的问题和漏洞
    1、招标工作组织机构不健全。
    公司现行招标工作未成立专门的组织领导机构,《公司招标管理暂行办法》也仅概括公司招标的组织为“一般行政部为招标职能部门,项目使用部门、项目管理部门为招标工作部门”。没有明确组织领导机构、申诉机构、招标监督机构。现行的招标实施过程工作部门为各个中心,职能部门行政部主要是文件的流转、信息的发布、过程的安排、专家的邀请等内容,因各个部门制定招标文件及过程的水平参次不齐且负责人员变化频繁,导致公司内同一项目不同部门的招标内容存在较大差别,且招标机构的临时性导致招标工作缺乏持续性、查询性等。
    2、《公司招标管理暂行办法》(以下简称办法)不够完善。
    根据严格遵守上位法的规定,公司《办法》内容应该始终严格遵守《中华人民共和国招标投标法》和《学校招标管理暂行办法》。经过仔细对照,《办法》中共有五项内容有待进一步修正。《办法》的不规范、不衔接容易引发投标人的投诉、控告。
    3、招标文件编写的不严密。
    招标文件是为预期的投标人提供一切必要的材料。招标人必须向预期的投标人提供内容准确而全面的招标文件。按常规,其包括招标邀请书,投标人须知,标书规格,合同格式,一般合同条款,特殊合同条款,技术规格书(或施工图设计).货物清单或数量,图纸清单,以及必要的附件。从近几年的招标工作来看,招标文件存在的主要问题是其严密性不够。具休表现在标书规格不一,经常性漏项,技术规格书和国家法定的标准、规范不符。招标文件是投标人进行投标的依据,任何内容上的遗漏和偏差都将有碍招标结果的合理性和招标工作的顺利性。
    4、保密工作存在的问题。
    现场踏勘和答疑中造成投标人身份的泄密,由于大多数维修工程招标工作必须组织进行工程项目的现场踏勘和答疑工作。目前,均采用安排集中进行现场踏勘及答疑工作的做法,这种做法虽然带来了组织工作的便利,但“集中”导致的投标人间身份的泄密将严重干扰正常投标人投标策略的制定。同时,又给不法投标人提供了相互串通投标的可乘之机,从而损害了公司的利益,并违反了招投标法中关于“招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量”的规定。
    5、招标工作的人员培训、经验总结缺位。
    公司现行的招标工作人员的培养模式主要是采取传帮带的形式,领导带员工,老员工带新员工,有的时候由于衔接不及时新员工直接上马。依据就是《办法》以及老传统、老习惯。没有经过专门的学习培训。一项招标工作结束也不没有进行及时的总结,反思。年终也没有针对招标工作的总结评比工作,仅仅是招标档案的归档,工作总结上招标的项目个数,涉及金额总数。以上做法有悖于公司“精细化管理”的指导思想,也不利于工作的开展。
    二、解决公司招标工作存在问题的对策
    1、健全组织机构,分工明确,责任到人。
    进一步规范公司的采购招标活动,加强公司招标工作的统一领导,明确各个机构的管理职责,成立公司招标工作领导小组,领导小组下设招标工作办公室和招标工作监督小组。(1)、招标工作领导小组管理职责:负责制订《公司招标工作管理办法》;负责组建、领导公司招标工作办公室和招标工作监督办公室;负责公司采购招标项目的审批及招标工作的领导;负责公司各类专家信息库的建立和管理;
确定重大采购项目的采购方式,招标方式等工作。(2)、招标工作办公室管理职责:负责受理、承办公司全部招标工作;负责审查项目的技术指标,编制招标文件,发布采购信息及招标的各项准备工作;向招标工作领导小组负责人报送和向招标工作监督办公室通报采购招标文件、评审委员会名单及招标的各项准备工作;组织项目的开标、评标、决标等招标工作;负责合同的签订、履行、验收工作;负责全部招标文件的收集、整理、归档、保管工作;公司招标工作领导小组交办的其他工作。(3)、招标工作监督办公室管理职责:负责审查、监督采购项目的招标文件、采购信息的发布工作;参与、监督开标、评标、定标招标工作的全过程;参与、监督合同的签订、履行、验收工作;负责受理招标工作中的各种举报;调查、核实、处理招标工作中存在的违法违纪行为;公司招投标工作领导小组交办的其他工作。
    2、健全完善制度,统一规范流程。
    根据国家有关招标投标的法律、法规、规章和《学校招标管理暂行办法》,结合工作实际,对目前招投标工作中尺度标准掌握不一、规范操作程度不高的制度进行完善, 由公司招标工作领导小组牵头,制定相应的操作性强的具体规定、细则。修订《办法》。改正问题,查漏补遗,做到有法可依,有据可依。同时,加强规制制度的宣传工作,加强招标工作的流程告知,增强招标工作的透明度,接受师生的监督。
    3、招标文件统一格式统一格式。
    招标文件的制定明确由招标工作办公室负责编制。根据公司的实际情况,先期制作由工程版本、物品采购版本两个版本组成。范本制定严格按照国家、学校、公司的有关法律、法规,征求专家意见,需经过公司招标工作领导小组审批通过。具体招标项目的招标文件制定,项目招标部门代表根据招标工作办公室的要求及时提供相关内容,具体而全面的制定,力求向预期的投标人提供内容准确而全面的招标文件。
    4、预防在前,依法规避。
    保密工作是招标工作管理中的一项重要工作。应在依照法律的基础上做到技巧规避。针对现场踏勘容易泄密的问题,对潜在投标人数量多的项目,现场踏勘可在资格预审后安排投标人单独进行,从而保证投标人在资格预审合格而获取招标文件后身份的保密性;对潜在投标人少而无须进行资格预审的项目,可直接安排由单个投标人参加的现场踏勘;对答疑工作,可采取现代化的联络方法,用传真或电子邮件解答投标人的疑问。
    5、加强招标工作相关人员的培训,加强总结评比工作。
    招标工作每年涉及金额几百万元,事关公司的重大工程的实施、牵涉学校几万师生的切身利益,责任重大。因此招标相关工作人员的业务技能、道德素养极其重要。公司应重视相关人员的培训、交流,采取送出去、请进来、研讨会、传帮带等方式加强人员培训,组织学习《中华人民共和国招标投标法》、《公司招标管理暂行办法》等文件,提高业务技能水平,更好地做好招标工作。加强总结评比工作,进行全面总结,针对已知不足,制定具体措施,对症下药;利用成功的经验,开拓创新,再创辉煌。不断完善招标工作。并评选年度招标工作优秀项目、招标工作先进个人,达到表彰先进,树立典型的目的,带动招标工作的不断进步。
   招标工作是社会、学校关注的热点问题,是一项重要的经济活动,各有关工作人员要充分认识招标工作的重要意义,本着为学校负责、为师生负责、为学校发展负责的角度认真做好这项工作,在加强自身的思想建设,保持清醒的头脑,自觉抵制各种不良风气;同时,要熟悉招标程序,了解招标的政策规定,发现问题解决问题,不断提高公司招标工作的业水平。

来源:浙江教育后勤信息网

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